PDF 是客户为一张订单收到的发票、收据和报价单文件，以及企业客户收到的月结发票。您在 EasyBiz Console 的 ⚙️ 设置 › PDF 模板 中设置它们：点击 新建 PDF，选择类型（发票、收据、报价单或月结发票），填好文字和开关，检查预览，然后点击 保存。之后在每个业务单元的 文档 页选择它使用哪个 PDF。如果没有设置，您的订单会打印标准发票和收据。

这些 PDF 有什么用

发票用来请客户付款。收据确认一笔付款。报价单在客户同意之前先列出价格。同一类型的每份 PDF 都是同样简洁的版式。文字、日期以及要多印哪些资料，由您来选。

它可以帮您：

  • 在每份文件上显示您的公司名称、地址、注册号和 GST 号
  • 给客户一份清楚的物品、合计和应付金额清单，并写明怎么付款
  • 让您发出的每张发票和收据都是同一个样子

可以跳过吗？ 可以。您的订单已经会打印标准发票和收据。想在上面写您自己的文字、银行资料或条款时，再添加您自己的 PDF。

开始之前

  • 创建和配置公司：PDF 上印的公司名称、地址、电子邮件、电话、网站、注册号和 GST 号都来自这里。您的银行转账资料和 PayNow UEN 填在同一页的 客户如何付款给你 下。
  • 选择您的收据、发票和标签：每个业务单元各自选择自己的 PDF 发票和 PDF 收据。

打开 PDF 模板页面

这一步在 EasyBiz Console（您办公室使用的 EasyBiz 网站）中完成，不是在 POS 上。

  1. 点击右上角的 ⚙️ 设置 图标。
  2. 滚动到 库 部分。
  3. 点击 PDF 模板。

PDF 模板 页面把您的 PDF 分成 2 组列出：订单单据 和 月结发票。把鼠标移到一个 PDF 上，就能用示例订单预览它。点击它就可以修改。如果您还没有任何 PDF，页面会显示“还没有 PDF。你的订单会打印标准发票和收据。”

设置页面，库部分中的 PDF 模板卡片

添加 PDF

  1. 在 PDF 模板页面，点击 新建 PDF。
  2. 选择 PDF 的类型。
  3. 在 名称 中输入员工认得出的名称，例如“洗衣发票”。
类型 用途
发票 订单的发票，可从订单打印，或随发票邮件附上
收据 订单的付款凭证，可从订单打印，或随收据邮件附上
报价单 客户同意之前的订单价格
月结发票 企业客户当月所有订单的一张发票，附有这些订单的列表

每种类型都可以有不止 1 个，例如每家公司一张发票。

修改文字和打印内容

每个 PDF 只有一栏设置，按打印的先后排列：

  • 名称：员工选择 PDF 时看到的名称。
  • 标志：印在顶部。留空则印出您的品牌标志。
  • 标题 和号码那一行，例如 发票号码。
  • 开具日期。在发票上，开票日期 这一栏可以选：开票日期、下单日期、取件日期、送货日期、付款日期或打印日期。打开 到期日 就会印出付款到期的日期。
  • 日期格式：业务默认，或 16 Oct 2026、16/10/2026 这样的格式。
  • 印出企业客户自己的品牌：适用于您以合作店铺名义处理订单的情况。在这些店铺的订单上，PDF 顶部显示合作店铺的标志和地址，并开给该店铺的顾客。
  • 详细信息：和单号、日期印在一起的订单资料，每项都用您自己的标签。点击 添加信息，例如印出酒店的 P.O. 号码。关于客户的资料，例如服务地址或账单地址，打开它，把 印在 设为 账单对象下方，它就会印在账单对象下面。
  • 留言：印在金额下方，例如“感谢您的惠顾”。
  • 商品详情：印在每件商品名称下方。如果一行中的值全部为空，这行就不印，所以商品没有品牌时，“品牌: @品牌”不会出现。
  • 选项详情：为商品的每个选项各印一次，例如修补或清洗。留空则不印。
  • 印出付款方式：印出您的银行资料、PayNow UEN 和 PayNow 二维码。还有未付款项时，二维码会自动填入该金额。在 ⚙️ 设置 › 公司 中为每家公司设置一次。
  • 印出“在线付款”链接：在金额下方加上“在线付款”链接。客户点开即可在您的在线商店打开订单并付款。
  • 结尾备注：在 PDF 末尾，例如您的营业时间或“取件后恕不退换”。
  • 条款：按您选择的顺序完整印在 PDF 末尾的条款。您在 ⚙️ 设置 › 政策条款 中编写它们。请参阅设置政策条款和客户确认项。

在文字栏中输入 @，选一项资料，例如客户姓名或订单号。它会换成每张订单的真实资料。

每份 PDF 都会印出 账单对象：开给谁，以及他们的地址。企业客户的订单开给该企业客户，并把您的顾客写成“Attn”。新的发票一开始就打开了 到期日、印出付款方式 和 印出“在线付款”链接。新的收据按付款日期（付款日期）开具。报价单没有 印出付款方式 设置，它的到期日叫 有效期至。

只要在 设置 › 公司 中填好，您公司的注册号（新加坡 UEN 会显示为 UEN）和 GST 注册号就会自动印在公司资料下方。

预览和保存

预览就在设置旁边。它用一张虚构的订单，配上您自己的名称、标志、货币和付款资料来显示 PDF，并随您的输入更新。

  • 点击一项设置时，预览会标出它打印的内容。
  • 点击预览上的某个部分，就能打开它的设置。
  • 看起来没问题后，点击右上角的 保存。您会看到“PDF 模板已保存”。保存会存下您改过的每一个 PDF。

预览永远使用示例订单。要查看真实订单的 PDF，请从订单中打开。

企业客户的月结发票

月结发票 把一个企业客户当月的所有订单开成一张发票。除了上面的设置，它还有 服务说明行，例如“2026 年 10 月服务费”，以及 订单列表。

点击 当月订单 来设置订单列表：

  • 印出订单列表，以及 印在哪里：发票后单独一页，或印在发票上、代替服务说明行。
  • 标题、列（例如 分店、日期、订单号、商品列、商品、数量、金额，以及任何订单信息）和 合计行（例如 税前合计、税 和 含税合计）。
  • 行的排序方式、日期写法、按什么分表格（按分店）、不列出这些商品、并排表格 和 横向打印列表。

月结发票在开出时生成一次，并保存为 PDF 文件。之后即使您修改模板，它也不会改变。企业客户收到哪一份月结发票，在 代理 里它自己的页面上选择。打开 ⚙️ 设置 › B2B代理商，点击这个企业客户，然后在 代理账单信息 下的 月结发票 PDF 中选择。

选择每个业务单元使用哪个 PDF

  1. 点击 ⚙️ 设置 图标。
  2. 在 管理 部分中，点击 业务单元。
  3. 点击这个业务单元，例如洗衣。
  4. 点击 文档 选项卡。
  5. 找到 PDF 文档。
  6. 在 PDF 账单 中，选择发票。
  7. 在 PDF 收据 中，选择收据。
  8. 点击 保存。您会看到“文档设置已更新”。

列表中也有标准 PDF，例如“发票（标准）”。没有选择任何 PDF 的业务单元会打印标准 PDF。

移除 PDF

打开这个 PDF，点击 移除 PDF，然后点击 保存。原本使用它的业务单元会显示“已删除的 PDF”，并打印同类型的标准 PDF，直到您选择另一个。

设置示例

  • Sunshine Laundry 保留了标准收据，另外加了一张发票，留言 写着“谢谢！请在 30 天内取件。”
  • Ah Hock Aircon Services 做了第二张叫“冷气发票”的发票，在 结尾备注 中写明 90 天的服务保修。他们的冷气业务单元用这张，洗衣业务单元继续用标准发票。
  • Mei Ling Alterations 关掉了 印出“在线付款”链接，因为他们的客户都在柜台付款。

您的客户会看到什么

您的客户会收到一份 PDF，通常附在电子邮件里。上面有您的标志、您的公司资料、他们的姓名、物品和合计。文件以 PDF 的 标题 和号码命名，例如“Invoice_10234”。

常见问题

每个业务单元都需要不同的 PDF 吗？

不需要。几个业务单元可以用同一个 PDF。只有文字必须不同时，才需要再做一个。

我的公司地址是从哪里来的？

来自您的公司设置。在那里修改，每份 PDF 都会用上新的资料。

怎样显示我的 GST 号？

在 设置 › 公司 中填好您的 GST 注册号。它会自动印在公司资料下方。

修改模板会改变以前的发票吗？

已经发出或下载的 PDF 不会改变。订单的 PDF 每次打开或发送时都会重新生成，所以保存后，如果您打开或重新发送以前的订单，新的 PDF 会使用新的文字和您目前的公司资料。订单的物品和金额保持不变。已开出的月结发票会保留开出时生成的 PDF。

可以在这个页面预览真实订单吗？

不可以。预览永远使用带有您自己名称和标志的示例订单。要查看真实的 PDF，请从订单中打开。

下一步

您的 PDF 已经准备好了。接下来，设置把它们发送给客户的电子邮件。请参阅设置客户电子邮件。