这个模板有什么用
您的发票、付款提醒和收据邮件可以附上一个 PDF 文件。这个 PDF 就是客户可以保存或打印的发票或收据。在让一封邮件发出去之前，您可以先给自己发一封测试邮件，在自己的收件箱里检查。
它可以帮您：
- 每封付款邮件都附上一份正式的发票或收据文件给客户
- 在客户看到之前，先发现打错的字
- 在您自己的手机上检查邮件的样子
可以跳过吗？ 如果客户不需要文件，可以不附 PDF。但不要跳过测试。测试只要 1 分钟，就能避免错误送到客户手上。
开始之前
- 设置发票和订单 PDF：附件使用的是您的 PDF 模板。
- 设置客户邮件：附上 PDF 之前，先把邮件写好并保存。
打开邮件页面
这一步在 EasyBiz Console（您办公室使用的 EasyBiz 网站）中完成。
- 点击右上角的 ⚙️ 设置 图标。
- 滚动到 库 部分。
- 点击 邮件。
- 点击您要的邮件，例如 收据。
附上发票或收据 PDF
只有 发票、付款提醒 和 收据 邮件有这个设置。
- 向下滚动到 PDF 附件。
- 从列表中选一个选项。
- 点击 保存。您会看到“邮件已保存”。
| 选项 | 意思 |
|---|---|
| 业务单元的发票 / 业务单元的收据（默认） | 附上为这张订单的业务单元选择的 PDF。洗衣订单附洗衣的 PDF，冷气订单附冷气的 PDF。 |
| 您的某一个 PDF | 不管是哪个业务单元，都附上这个 PDF。列表会显示您在 设置 › PDF 模板 中的发票、收据和报价单 PDF。 |
| 不附加 | 发送邮件时不附 PDF。 |
发票和付款提醒邮件附的是发票。收据邮件附的是收据。文件名来自 PDF 的 标题 和号码，例如“Invoice_10234”。
给自己发一封测试邮件
测试邮件使用一张虚构的订单。不会保存到任何真实订单。
- 打开邮件后，点击 发送测试邮件。
- 检查 发送给 中的地址。一开始是您自己登录用的电子邮件。
- 如果您想把测试发给别人，例如您的店长，可以修改它。
- 点击 发送。您会看到“测试邮件已发送至 …”和那个地址。
- 打开您的收件箱。主题以“[Test]”开头。
测试会包含您还没保存的修改。您可以先测试，再保存。
检查测试邮件
在您的手机和电脑上打开测试邮件。检查：
- 主题和标题读起来通顺。
- 您的标志和品牌名称正确。
- 正文没有打错字。
- 如果您加了政策条款，它们显示在末尾。
- 如果附上了 PDF，它能打开，并显示您的公司资料。
如果有问题，在邮件页面改好，再发一封测试邮件。
从订单中发送邮件
有些邮件，例如 可领取，是由员工从订单中发送的。
- 打开订单。
- 点击 电子邮件。
- 选择邮件。
- 检查 发送给 中的地址。
- 点击 发送。
您会看到“邮件已发送”。之后状态可能会变成“已送达”或“已打开”。
电子邮件 按钮在订单页面顶部。只有在管理员把电子邮件加到订单页面的 快速操作（⚙️ 设置 › EasyBiz 控制台 › 订单详情），并选好员工可以发送哪些邮件之后，它才会出现。如果没有选择任何邮件，这个按钮会是灰色的。
设置示例
- Sunshine Laundry 在每封收据邮件中附上业务单元的收据。他们的客户会留着它向公司报销。
- Mei Ling Alterations 为收据邮件选择了“不附加”，因为他们的客户只想要一句简短的感谢。
- Ah Hock Aircon Services 每次保存修改之前，都会把测试发给老板和办公室经理。
您的客户会看到什么
您的客户会收到一封底部附有 PDF 文件的邮件，文件名像“Receipt_A1B2C3”或“Invoice_10234”。他们可以打开、保存或打印它。除非您输入客户的地址，否则测试邮件永远不会送到客户手上。
常见问题
为什么我的邮件上看不到 PDF 附件？
只有发票、付款提醒和收据邮件可以附上 PDF。
测试会用真实订单吗？
不会。它用的是一张虚构的示例订单，所以不会影响任何真实客户。
可以在邮件页面预览真实订单吗？
不可以。预览永远使用示例订单，配上您自己的标志和品牌名称。要查看真实订单的邮件，请从订单中发送。
为什么列表中没有我的 PDF？
列表显示的是您已保存的发票、收据和报价单 PDF。月结发票不会出现在这里。如果您刚添加了一个 PDF，请先在 PDF 模板页面点击 保存，然后重新打开邮件。
如果没收到测试邮件怎么办？
先看看您的垃圾邮件文件夹。然后检查 发送给 中的地址，再试一次。
下一步
您的邮件和附件已经准备好了。要修改附件文件的样子，请回到设置发票和订单 PDF。