把店里的邮箱转发到 EasyBiz，只需设置一次。之后客户发来的邮件都会进入你的收件箱，员工可以直接在那里回复。

开始之前

你需要：

  • 能打开店里邮箱的设置，Gmail、Outlook 或 Microsoft 365 都可以。请用电脑操作，手机应用里没有这些设置。
  • 能打开 EasyBiz 的 设置 › 集成。
  • 另一个邮箱，用来发测试邮件，比如你的私人邮箱。

整个过程大约 10 分钟。如果想让回复从店里自己的地址发出，还需要管理你网站域名的人帮忙。这一步可选，以后再做也可以。

概览

客户会发邮件问营业时间、价格和订单。现在要有人打开邮箱才能看到这些邮件，和员工在 EasyBiz 里回复的 WhatsApp 聊天是分开的。按这份指南，你会得到一个专用的 EasyBiz 地址，并让邮箱把每封新邮件转发一份到这个地址。之后员工在同一个收件箱里回复邮件，客户照常通过邮件收到回复。

为什么要设置

  • 所有聊天都在一处。 员工不用在邮箱和 EasyBiz 之间来回切换，不会漏掉客户的邮件。
  • 人人都能回复。 员工不需要邮箱密码，也能回复邮件。
  • 客户的照片也会一起进来。 邮件里的照片和 PDF 会显示在聊天中，员工回复时就能看到污渍或收据。

如果不设置，一切照旧。邮件继续留在邮箱里，由专人在邮箱里回复。

工作原理

邮件进入 EasyBiz 分三个阶段：

  1. 你的 EasyBiz 地址。 EasyBiz 为你的商家提供一个以 @inbox.easybizcloud.com 结尾的专用地址。客户不需要知道它。
  2. 转发。 你设置邮箱，把每封新邮件转发一份到这个地址。邮件仍然保留在你的邮箱里。
  3. 回复。 员工在收件箱里回复。客户收到的邮件上显示你的店名，客户再回复时，会回到同一个聊天。

第 1 步：获取你的 EasyBiz 地址

  1. 在 EasyBiz 中，前往 设置 › 集成。
  2. 找到 邮件，点击 连接 。

EasyBiz 的集成页面，邮箱卡片上的连接按钮已框出

  1. 输入店里的邮箱地址，例如 hello@freshfold.sg，然后点击 继续 。

“在收件箱里收邮件”窗口，已填好店里的邮箱地址

  1. EasyBiz 会显示你专用的、以 @inbox.easybizcloud.com 结尾的地址。点击旁边的复制按钮，并保持这个窗口打开。

第 2 步：把邮箱转发到这个地址

请按你使用的邮箱操作。

如果你用 Gmail 或 Google Workspace

  1. 在 Gmail 中，点击右上角的齿轮，再点击 查看所有设置。
  2. 打开 转发和 POP/IMAP 标签页，点击 添加转发地址 。

Gmail 的“转发和 POP/IMAP”标签页，“添加转发地址”按钮已框出

  1. 粘贴你的 EasyBiz 地址，然后依次点击 下一步 、 继续 和 确定 。如果 Google 要求验证身份（通行密钥、手机或密码），按提示完成即可，这是正常的。
  2. Gmail 会把确认信息发到你的 EasyBiz 地址，所以不会出现在你的邮箱里。回到 EasyBiz 窗口，几分钟内就会显示在那里。
  3. 点击 去 Gmail 确认转发 ，在打开的页面上确认。如果 EasyBiz 显示了确认码，而 Gmail 要求输入确认码，就把它复制到 Gmail 的输入框，再点击 验证 。

EasyBiz 窗口显示转发地址和“去 Gmail 确认转发”按钮

  1. 回到 Gmail，刷新页面。点击左侧的 收件箱，再点击齿轮、查看所有设置 和 转发和 POP/IMAP。如果 将收到的邮件的副本转发给 旁边只有一个空白输入框，请点击 收件箱，再按同样的步骤打开设置。
  2. 选择 将收到的邮件的副本转发给，然后选中你的 EasyBiz 地址。在旁边选择 在收件箱中保留 Gmail 的副本，这样邮件也会留在你的邮箱里。
  3. 点击页面底部的 保存更改 。之后大约一周，Gmail 会在页面顶部提示你的邮件正在被转发，这是正常的。

如果你用 Outlook 或 Microsoft 365

  1. 在 Outlook 中，点击右上角的齿轮。
  2. 打开 邮件，再打开 转发。个人 Outlook.com 账号里叫 转发和 IMAP。
  3. 打开 启用转发，粘贴你的 EasyBiz 地址。
  4. 勾选 保留转发邮件的副本，这样邮件也会留在你的邮箱里。
  5. 点击 保存 。

如果你用其他邮箱服务

在邮箱设置里找到 转发，粘贴你的 EasyBiz 地址。如果有选项，请选择在邮箱里保留副本。如果邮箱服务要求用其他方式确认，请联系我们，我们会帮你处理。

第 3 步：发一封测试邮件

  1. 用另一个邮箱（比如你的私人邮箱），发一封邮件到店里的邮箱地址。
  2. 等一两分钟，打开 EasyBiz 的 收件箱。这封邮件会显示为一个新聊天，带有邮件图标。
  3. 输入回复并发送。回复会到达你的私人邮箱，和测试邮件在同一个邮件串里。
  4. 在私人邮箱里回复它。你的回复会回到同一个聊天。

EasyBiz 收件箱里打开了一封客户邮件的聊天

收到邮件后，设置 › 集成 的邮件窗口会显示“已经可以用了”，以及最近一封邮件的时间。

第 4 步（可选）：从店里自己的地址回复

一开始，回复会显示你的店名，从 @inbox.easybizcloud.com 地址发出。如果你的邮箱用的是自己的网站域名，比如 hello@freshfold.sg，回复也可以从这个地址发出，客户看到的就是他们熟悉的地址。@gmail.com 或 @outlook.com 这样的免费邮箱无法这样设置，它们的回复保持原样，照常可用。

  1. 前往 设置 › 集成，找到 邮件，点击 管理 。
  2. 在 回复邮件的样子 下，点击 用我自己的地址回复 。EasyBiz 会显示三条记录。

邮件窗口显示要添加的三条记录和“再检查一次”按钮

  1. 到你购买网站域名的地方添加这三条记录，比如 GoDaddy 或 Cloudflare。帮你设置邮箱的人可以完成这一步。
  2. 可能要几个小时才能生效。之后点击 再检查一次 。

三条记录都找到后，窗口会显示回复从店里的地址发出。

常见问题

邮件会从我的邮箱里消失吗？

不会。如果你在第 2 步选择了保留副本，每封邮件也都会留在邮箱里。

以前的邮件会进来吗？

不会，只有开启转发之后的新邮件才会进来。

如果我在邮箱里回复，员工看得到吗？

看不到。在邮箱里写的回复只留在邮箱，不会显示在收件箱。请和员工约定都在收件箱里回复，避免客户收到两个答复。

客户可以发照片和文件吗？

可以。照片和 PDF 会显示在聊天里，每封邮件最多 10 个文件，每个 10 MB，总共 20 MB。压缩包和程序文件不会进来，聊天里会有一条说明列出它们。完整的邮件仍然在你的邮箱里。

员工可以在收件箱里通过邮件发照片或文件吗？

暂时不可以。收件箱里的回复只能是文字。要发文件，请从邮箱回复。

订阅邮件和自动邮件也会进来吗？

不会。订阅邮件、外出自动回复和垃圾邮件都不会进来，员工看到的都是真实客户的邮件。

AI 会建议邮件回复吗？

不会。邮件回复由员工自己写。

Gmail 的确认一直没有出现在 EasyBiz 里，怎么办？

请检查粘贴的是不是完整地址，以 @inbox.easybizcloud.com 结尾，并在 设置 › 集成 打开邮件窗口查看。在 Gmail 里删除这个地址再重新添加，就会收到新的确认。如果 10 分钟后仍未出现，请联系我们。

Gmail 里没有“转发和 POP/IMAP”标签页，或者不让我转发。

如果是公司的 Google Workspace 账号，可能是管理账号的人关闭了转发。请他们为这个邮箱开启自动转发。

Gmail 提示我的邮件正在被转发，有问题吗？

没有问题。开启转发后，Gmail 会显示这个提醒大约一周。

可以连接多个邮箱地址吗？

不可以。每个商家连接一个邮箱地址。

我们店换了邮箱地址，怎么办？

点击 管理 ，再点击 断开连接 ，然后用新地址点击 连接 。你的 EasyBiz 地址保持不变。再到新邮箱里开启转发。

接下来

你已经把邮箱转发到 EasyBiz。客户的邮件现在会进入收件箱，和 WhatsApp 放在一起，由员工在那里回复。如需停用，打开 设置 › 集成 › 邮件，点击 管理 ，再点击 断开连接 ，并在邮箱里关闭转发。已经在收件箱里的聊天会保留。