开始前

  • 请先连接 QuickBooks——参阅 将 QuickBooks 连接到 EasyBiz 。至少连接一家 QuickBooks 公司后才会显示映射区域。

  • 准备好会计师的偏好：销售应记到哪个 QuickBooks Products & Services 项目、使用哪些税码，以及每种付款方式会结算到哪个银行或存款账户。

  • 打开页面：⚙️ Settings → Integrations → QuickBooks Online 卡片 → Settings 。这会打开 QuickBooks Sync Settings。

1. 顾客路由

这个区域决定每张发票向哪个 QuickBooks 顾客开票。销售渠道只有在有顾客路由后才会同步订单——因此请先设置此区域。

  1. 点击 Add customer route 。

  2. 在 Sync From 部分，选择路由适用的销售渠道——门店（POS）、线上商店或 B2B 代理渠道。

  3. 在 To Contact 部分，选择 Contact Matching 方式：

Contact Matching 选项何时使用
Match by selected contact该渠道的每笔订单都向一个固定 QuickBooks 顾客开票——通常用于到店/POS 销售（例如 QuickBooks 中的“POS Sales”顾客）
Auto match by nameEasyBiz 使用 EasyBiz 顾客姓名查找或创建 QuickBooks 顾客
Auto match by email按顾客电子邮件地址匹配
Auto match by phone number按顾客电话号码匹配
Auto match by customer ID按 EasyBiz 顾客 ID 匹配
Auto match by billing name仅限 B2B 代理渠道——按代理的账单名称匹配
  1. 保存路由。为每个需要同步的销售渠道重复操作。

对于 B2B（代理）销售渠道，您还可选择同步每张单独销售订单，或汇总的月度发票——请选择会计师用来对账的形式。

2. 项目和收入映射

这个区域决定销售明细会记到哪个 QuickBooks Products & Services 项目——并通过该项目确定收入账户。

  • 为每一种明细项目类型或销售渠道添加规则，并选择应记入的 QuickBooks Item。

  • 将 Default QuickBooks item 设置为没有特定规则时的备用选项。

多数商店可保持简单：所有项目使用一个“Sales”项目；或者在会计师希望在损益表中拆分收入时，每个业务线使用一个项目（例如“Laundry Income”和“Retail Sales”）。

3. 税码映射

这个区域决定您的每种 EasyBiz GST 类型映射到哪个 QuickBooks 税码。

  • 为 EasyBiz 中使用的每个 GST 代码添加一行，并选择匹配的 QuickBooks Tax Code。

  • All Other GST Codes 行是所有未明确映射项目的统一备用项。

请在首次同步前正确设置——同步发票上的税额由 QuickBooks 根据明细所带的税码计算。如果 EasyBiz 的 GST 设置需要先处理，请参阅 设置税务和舍入规则 。

4. 付款映射

这个区域决定每种 EasyBiz 付款方式如何出现在 QuickBooks 中——对应哪个 QuickBooks 付款方式及存入哪个存款账户。

对于每一种 EasyBiz 付款方式（现金、PayNow、银行卡等），设置：

  • QuickBooks Payment Method —— 付款在 QuickBooks 中显示的标签。

  • QuickBooks Deposit Account —— 资金记录到的银行或资产账户。QuickBooks 只会在这里提供 Bank 和 Other Current Asset 账户。这相当于 Xero 中用于付款的账户代码。

此区域顶部还有可选的 Default inbound payment method——当 QuickBooks → EasyBiz 付款同步中，QuickBooks 记录的付款不匹配任何已映射的付款方式或存款账户时，会使用这个统一备用选项。留空即可跳过不匹配付款。请参阅 将 QuickBooks 付款同步到 EasyBiz ，了解流入匹配如何运作。

5. 字段格式设置

这个区域控制 EasyBiz 在 QuickBooks 中创建记录时参考字段的格式：

  • Sales Order Invoice Number —— 成为 QuickBooks 发票的 DocNumber。

  • Monthly Invoice Number —— B2B 月度发票使用的 DocNumber。

  • Sales Order Reference 和 Monthly Invoice Reference —— 同步记录上的自由参考文字。

  • QuickBooks line item description —— 每个发票明细的描述方式。

每个字段都是模板，您可将自己的文字与订单字段混合使用。

检查是否成功

  1. 确认要测试的销售渠道至少有一条 Customer Routing 行。

  2. 在该渠道完成一笔小额测试销售。

  3. 在 QuickBooks 中打开新发票，确认四种映射都正确落地：正确的顾客、正确的项目、正确的税码，以及付款后正确的付款方式和存款账户。

常见问题

每个区域都必须填写吗？

Customer Routing 是必填项——没有它，该渠道的订单完全不会发送。其他区域都有合理备用项（默认项目、统一税码），但会计师会感谢您明确映射付款方式和税码。

不同门店可以向不同的 QuickBooks 顾客开票吗？

可以。为每个销售渠道添加一条顾客路由，并分别指向不同的 QuickBooks 顾客或匹配方式。

我连接了两家 QuickBooks 公司——应用哪一套映射？

每家已连接公司都保有自己完整的一套映射。在 QuickBooks Sync Settings 页面切换公司，并分别填写每一套设置。

在哪里选择收入账户？

在 QuickBooks 端。每个 QuickBooks Products & Services 项目都带有收入账户——EasyBiz 将销售明细映射到项目，由项目决定账户。

下一步

映射设置好后，日常同步会自动进行。如果会计在 QuickBooks 中记录付款，请阅读 将 QuickBooks 付款同步到 EasyBiz ；若偶尔遇到同步错误，请保留 排查 QuickBooks 同步问题 以便查阅。