EasyBiz 和 QuickBooks 之间会同步什么

QuickBooks Online 集成会让您的会计账簿与销售保持一致，并以 EasyBiz 作为销售数据的唯一事实来源：

  • 销售流出（EasyBiz → QuickBooks） —— 发票、付款和销售退货（作为贷项凭证）会在发生时实时自动推送到 QuickBooks。

  • 付款流入（QuickBooks → EasyBiz） —— 如果会计在 QuickBooks 中针对来自 EasyBiz 的发票记录付款，该付款会反映回匹配的 EasyBiz 订单，因此两个系统对已付金额保持一致。

开始前

  1. 您的 EasyBiz 控制台具备管理员权限。

  2. 有效的 QuickBooks Online 账户，并已准备好登录资料。QuickBooks Online 是云端版本——不支持 QuickBooks 桌面版。

  3. 如果一个 QuickBooks 登录可访问多家公司，清楚知道要连接哪一家 QuickBooks 公司。

连接您的 QuickBooks 账户

  1. 点击 EasyBiz 控制台右上角的 ⚙️ Settings 图标。

  2. 在 Platform Settings 区域下，点击 Integrations。

  3. 找到 QuickBooks Online 卡片并点击 Connect 。

  4. 会打开标题为 Setup Data Sync With QuickBooks 的对话框。点击 Connect to QuickBooks 。

  5. 系统会带您前往 QuickBooks 登录页面。登录，选择要连接的 QuickBooks 公司，然后授权连接。

  6. 您会回到 EasyBiz。QuickBooks Online 卡片现在显示 Sync 和 Settings 按钮——账户已连接。

设置同步映射

连接只是工作的一半——EasyBiz 还需要知道每一项销售数据应落入您的 QuickBooks 公司中的何处。点击 QuickBooks Online 卡片上的 Settings ，打开 QuickBooks Sync Settings 页面。页面有五个区域：

区域控制内容
Customer Routing每个 EasyBiz 销售渠道向哪个 QuickBooks 顾客开票
Item & Income Mapping销售明细会记到哪些 QuickBooks Products & Services（及收入账户）
Tax Code Mapping每种 GST 类型映射到哪个 QuickBooks 税码
Payment Mapping每种 EasyBiz 付款方式映射到哪个 QuickBooks 付款方式和存款账户
Field Format Settings同步记录上的参考字段如何格式化

Payment Mapping 区域还有可选的 Default inbound payment method。这是为 QuickBooks 中记录的付款准备的统一备用方式：当流入付款不匹配任何已映射的付款方式或存款账户时，EasyBiz 会使用此默认方式。若留空，不匹配的 QuickBooks 付款会直接跳过。

数据何时同步？

  • 自动实时同步 —— EasyBiz 中的销售一完成、付款或退货，匹配的发票、付款或贷项凭证就会立即排队发送到 QuickBooks。日常无需手动触发。

  • 按日期范围手动同步 —— 如需推送历史订单（例如完成映射前的销售），点击 QuickBooks Online 卡片上的 Sync 打开 QuickBooks Sync 页面，然后点击 Add Sync Request 。选择销售渠道和 Sync Date Range 并提交。该页面会列出同步请求及状态。

确认是否正常运作

  1. 确保至少已为一个销售渠道设置 Customer Routing。

  2. 在该销售渠道完成一笔小额测试销售。

  3. 打开 QuickBooks，确认映射的顾客下出现匹配发票，且金额和税额符合预期。

安全断开连接

  1. 打开 QuickBooks Sync Settings 页面（QuickBooks Online 卡片 → Settings ）。

  2. 滚动到最下方的 Disconnect QuickBooks company 区域，点击红色 Disconnect 按钮。

  3. 标题为 Disconnect QuickBooks 的确认对话框会说明将发生的事。确认后断开连接。

断开连接会做什么——以及不会做什么：

  • 新的同步会停止，进行中的同步工作会取消。

  • 您的映射会保留但不启用，因此以后重新连接不必从头开始。

  • 不会删除任何资料。 已在 QuickBooks 中的发票会留在 QuickBooks，EasyBiz 订单也不会受影响。

如果没有成功

  • 订单没有出现在 QuickBooks 中 —— 检查 Customer Routing 是否为该订单的销售渠道设置了映射。没有映射就不会发送订单。

  • 同步显示“deleted or made inactive in QuickBooks”错误 —— 同步所需的某个项目在 QuickBooks 端被移除：

    • 如果发票在 QuickBooks 中被删除，EasyBiz 会清除失效链接，并在下一次同步时创建新发票。对该日期范围运行手动同步，并确认发票重新出现。

    • 如果映射使用的顾客、项目、账户或税码在 QuickBooks 中被停用，请在 QuickBooks 中重新启用它（或更新映射到有效项目），然后为受影响日期运行手动同步。

  • 在 QuickBooks 中记录的付款没有显示在 EasyBiz 中 —— 检查 Payment Mapping。流入付款按付款方式或存款账户匹配；除非设置了 Default inbound payment method，否则不匹配的付款会跳过。

  • 手动同步请求没有开始 —— 您可能已达到 QuickBooks 的每日请求限制。请等待后重试，或使用较小日期范围。

  • 重新运行后错误持续出现 —— 请联系 EasyBiz 支持，并提供订单号和同步请求中显示的错误信息。

常见问题

  • 同步是单向的吗？ 销售数据单向从 EasyBiz 流向 QuickBooks。付款是例外：在 QuickBooks 中针对已同步发票记录的付款会反映回 EasyBiz 订单。

  • 可以连接多家 QuickBooks 公司吗？ 可以。请使用 QuickBooks Sync Settings 页面上的 Connect another company。每家公司保有各自的映射。

  • 断开连接会删除已同步数据吗？ 不会。断开连接只会停止未来同步——现有记录会留在两个系统中。

  • 需要特定的 QuickBooks 方案吗？ 您需要可登录的 QuickBooks Online（云端）订阅。不支持桌面版。

  • 员工日常应该使用哪个系统？ EasyBiz。请将 EasyBiz 视为销售的唯一事实来源，让集成保持 QuickBooks 最新。

下一步

在映射税码前，请确认 EasyBiz 中的 GST 设置符合会计师预期——请参阅 设置税务和舍入规则 。如需 QuickBooks 本身的帮助（报告、对账、申报），请参考 QuickBooks 的帮助资源或咨询会计师——EasyBiz 支持团队可协助处理连接和同步问题。